ViaTracks tilfredsstiller myndighetenes krav til dokumentasjon
Norges største totalleverandør innenfor bygging, drifting og sikring av kritisk infrastruktur, Infratek ASA, har i tre år benyttet den elektroniske kjøreboken Viatracks fra Devinco AS. – Vi har fått bukt med privat bruk av våre servicebiler, sier flåteansvarlig kjøretøy, Trond Ovesen. – Nå følger vi skattemyndighetenes strenge dokumentasjonskrav.
Infratek har sin opprinnelse fra gammel e-verksdrift. Selskapet har 40 kontorer i Norge, Sverige, Finland og Danmark. Det norske og svenske markedet er like stort, mens Finland og Danmark er vesentlig mindre. Infratek har 1700 medarbeidere, hvorav 800 er i Norge. Det norske selskapet omsatte i fjor for 900 millioner kroner.
Ambisjon
I Norden vil vedlikehold og utbygging av infrastruktur øke. Store investeringer er planlagt i kritisk infrastruktur for elektrisitet, fiber, nye energiformer og offentlig kommunikasjon. – Vi har lang erfaring i bygging og drifting av slik infrastruktur. Over to millioner mennesker er hver eneste dag avhengig av våre tjenester. Vi leverer et bredt spekter av tjenester innenfor strømforsyning, jernbanesystemer, fibernett, fjernvarme, belysning og tekniske høysikkerhetsløsninger. Våre kunder er alt fra offentlige og private virksomheter, sier Ovesen. Han legger til at selskapets ambisjon er ytterligere vekst i Norden både organisk og strukturelt.
Nøkkelbrikke
ViaTracks ble tatt i bruk i desember 2010. Infratek innhentet på forhånd forespørsel fra fire leverandører. Devinco AS særmerket seg hva funksjonalitet, pris og automatisk sjåførgjenkjenning angikk. I løpet av 3–4 måneder var løsningen nedbetalt. Konkurrerende leverandører tilbød pålogging via sms. – Det ville medføre for mye plunder og heft for våre montører. Flere av våre sjåfører benytter bilene daglig. Vi var avhengig av et system som detekterte hvem som var sjåfør. Her var Devincos nøkkelbrikkeløsning viktig. Våre montører har brikken i lomma eller på nøkkelknippet. Når de setter seg inn i bilen, registreres de som riktig sjåfør med riktig ID-nummer. Elektronisk kjørebok måler og gjengir kjøreturen nøyaktig fra A til Å, sier Ovesen. – Etter at vi tok løsningen i bruk, har antall kjørte kilometer til private formål sunket dramatisk.
Viktig partner
I løpet av 1–2 måneder var ViaTracks installert i 99 prosent av Infrateks biler.
– Devinco hadde opplæringsansvaret, og det ble arrangert flere informasjonsmøter for våre medarbeidere, sier Ovesen. Han legger til at leverandøren har vært en viktig partner i prosjektet. – De har meget god fagkunnskap og kjenner lovverket til fingerspissene, sier Ovesen.– Står vi overfor uforutsette hendelser, får vi rask tilbakemelding. Systemet oppgraderes automatisk med ny funksjonalitet.
Ovesen forteller at fagforeningen var en pådriver i innføringen av elektronisk kjørebok for å skjerme sine medlemmer mot skattesmell. – De stilte krav til en brukervennlig løsning som ikke stred mot Datatilsynets regler.
Brukervennlighet
Infratek har fått et brukervennlig deteksjonssystem som automatisk registrerer hver sjåfør. Det imøtekommer også skattemyndighetenes strenge dokumentasjonskrav. – Vår policy er å ha full kontroll og dokumentasjon med bilparken. Våre ansatte har ikke lov til å benytte bilene til private formål, sier Ovesen.
Elektronisk kjørebok
– ViaTracks er enkel å installere, krever ingen betjening i bilen og har ingen bindingstid. Manuell føring av kjørebøker tar mye tid, og det er lett å gjøre feilregistreringer eller glemme turer. ViaTracks lagrer alle kjøreturer automatisk og gjør dokumentasjonen lett tilgjengelig for bruker og firma, sier daglig leder Ruben Edna i Devinco AS. – Løsningen inkluderer alt du trenger for å komme i gang med automatisk registrering av kjøreturer.
Enkelt oppsett
Devinco-løsningen registrerer bare kjøring. – Hver uke ser våre avdelingsledere om kjøringen er i henhold til Infrateks regelverk. Kjøreboka har et enkelt oppsett. Vi kan se på PC-skjermen om f.eks. kjøring mellom kl. 1700 om ettermiddagen og kl. 0600 om morgenen, skjer i henhold til reglementet. Privat kjøring aksepteres ikke. Det kan få store skattemessige konsekvenser for den enkelte, påpeker Ovesen.
Nøyaktig kjørebok
– ViaTracks gjengir turen nøyaktig slik den kjøres ved å registrere GPS-posisjoner. Det gir en korrekt kjørebok som stemmer overens med kilometerstanden på bilen. I etterkant medfører det færre forklaringsproblemer med å dokumentere kjøringen, påpeker Edna.
Positive tilbakemeldinger
– Tilbakemeldingene fra montørene har vært entydig positive til ViaTracks, forteller Ovesen. I startfasen var det enkelte som fryktet økt overvåking fra arbeidsgiver. Vi benytter ikke kjøreboka for å overvåke, men for å dokumentere at vi holder oss innenfor lover og regler. Med elektronisk kjørebok slipper vi å gå i skattefella. Skattevesenet kan ilegge en hel avdeling/brukergruppe straffeskatt selv om det bare er en sjåfør som ikke har utfylt kjøreboka riktig, understreker han.
Selvstendig applikasjon
ViaTracks er ikke linket opp mot Infrateks økonomisystem. Det er en selvstendig applikasjon som utelukkende benyttes som dokumentasjon på bilbruk.
– Vi trekker ut rapporter i henhold til antall kjørte kilometer. I og med at vi ikke benytter noen firmabilordning, er det ikke nødvendig å ha en link mot økonomiystemet, forklarer Ovesen.
Stor bilpark
Infratek har til sammen 400 biler i Norge med 340 servicebiler og 60 spesialbiler. – Flesteparten av kjøretøyene benytter i dag ViaTracks, sier Ovesen. Han kan fortelle at man i Sverige ennå ikke har tatt i bruk elektronisk kjørebok. – Her er fagforeningene mer skeptisk til innføring av løsningen. Kommer de på bedre tanker, vil vi gå ut med en forespørsel til flere leverandører av elektronisk kjørebok, herunder Devinco AS, avslutter han.
