Store synergieffekter med Bulk Cargo
Transportselskapet OTTS AS i Trondheim har benyttet det standardiserte og sky-baserte systemet Bulk Cargo siden 2014, og er i dag en suksess. – Overgangen fra manuell til digital ordrehåndtering har effektivisert hverdagen for våre innleide sjåfører og våre befraktere, sier økonomisjef Laila Rognli i selskapet.
Moderne IT-systemer er en forutsetning for OTTS’ videre vekst. Selskapet har ambisjoner om en betydelig vekst den neste 5-årsperioden. – En viktig forutsetning for å nå dette målet er bl.a. bruken av Bulk Cargo fra Transportnett, understreker Rognli.
Sky-basert system
Bulk Cargo er et standardisert og sky-basert system som er bygd opp rundt sjåføren. Han/hun produserer og fyller inn alle oppdrag i et nettbrett ute på oppdrag, mens kjørekontoret til OTTS kvalitetssikrer ordreunderlaget fra sjåførene før det sendes til kunde for godkjenning.
Positive synergieffekter
En viktig faktor for å oppnå ytterligere vekst for OTTS var å digitalisere sentrale forretningsområder. Selskapet signerte en avtale med Transportnett i 2014 om innføring av Bulk Cargo. – I løpet av 2015 ble systemet uttestet, og i dag er ordrehåndtering digitalisert, vi er på nett og har mer eller mindre parkert all manuell håndtering, sier Rognli. Hun kan fortelle at overgangen til nettbrettbruk var uvant for en del av selskapets innleide sjåfører. – Vi gjennomførte derfor regelmessige opplæringskurs med god respons. For befrakterne gikk overgangen fra manuell til digital ordrehåndtering greit. For dem er hverdagen forenklet og de har frigjort kapasitet til andre viktige arbeidsoppdrag.
Stort vekstpotensial
OTTS AS er en av Trøndelags største aktører på transportmekling, transport og terminaltjenester og omsatte i 2016 for ca. 350 millioner kroner. Ca. 45 prosent av omsetningen er asfalt/massekjøring, mens resten fordeler seg på kran, langtransport og distribusjon. Selskapet ble etablert høsten 2011 og er et felles driftsselskap mellom Orkdal Transport AS og Transportsentralen Trondheim AS i Trondheim. Hovedkontoret er på Tiller i Trondheim, og selskapet har et eget distribusjonssenter på Grønøra Industriområde i Orkdal. 22 medarbeidere er ansatt i administrasjonen, og OTTS har knyttet til seg 60 aksjonærbileiere med ca. 470 biler. – Sjåførene ser store fordeler med Bulk Cargo. De slipper å kjøre innom kjørekontoret for å levere papirbaserte ordreunderlag. Alt overføres nå digitalt, sier Rognli. Hun kan fortelle at OTTS krever at sjåfører installerer Bulk Cargo og bruker nettbrett for å kunne kjøre asfalt for OTTS.
Asfaltoppdrag
Bileier Eskild Stav kjører asfaltoppdrag for OTTS sommer og høst. – Overgangen fra manuell til digital ordrehåndtering har vært som natt og dag for meg. Jeg taster inn oppdrag i nettbrettet og sender opplysningene elektronisk til kjørekontoret. Bulk Cargo er et nyttig hjelpemiddel i min hektiske hverdag. Når jeg kjører hjem til Stjørdal om kvelden, går jeg inn nettbrettet og henter ut oversikt om hvor mye jeg har kjørt inn i dag, hver uke eller måned. Kjøredagen min er blitt mer digitalisert og jeg ser store fordeler med bruk av nettbrettet.
Bunkevis med håndskrevne ordrer
– Før Bulk Cargo ble en realitet, mottok vi mot slutten av hver måned bunkevis med håndskrevne ordreunderlag fra våre innleide sjåfører. Enkelte hadde heller ikke kontroll med hvor de befant seg. Resultatet var at vi ikke fikk fakturert kundene i tide, og oppgjøret til sjåførene og oss ble forsinket. Med Bulk Cargo taster sjåførene dagens oppdrag inn i nettbrettet og sender det elektronisk til våre befraktere som kontrollerer underlaget før det sendes til kunde for godkjenning. Når vi får det i retur faktureres oppdraget. Bulk Cargo har bidratt til både bedre kontroll, kvalitet og likviditet, og spart oss for mye plunder og heft, sier Rognli.
Vært med på utviklingen av Bulk Cargo
Befrakter Alf Lønvik i OTTS forteller at de har vært med på å utvikle Bulk Cargo. – Sammen med TS Forum har vi jobbet aktivt mot Transportnett for å få et brukervennlig system. Vi er opptatt av at våre sjåfører fra sine nettbrett oppretter ordrene digitalt. Når sjåføren har utført oppdraget, fyller han/hun inn all informasjon i nettbrettet som overføres til oss elektronisk for kvalitetssjekk. Oppdraget priser seg selv på nettbrettet. Vi kontrollerer og sender det til kunde for godkjenning. Vi vurderer nå også å ta i bruk systemet på massetransport. Bulk Cargo begynner nå å fungere tilfredsstillende.
Fakturerer kundene raskere
OTTS har ikke regnet på hvor mye de sparer med Bulk Cargo. – På asfalt, som står for ca. 45 prosent av omsetningen, registrerer vi allerede store synergier. Med mellom 100–120 biler på veien i asfaltsesongen er Bulk Cargo et must for å håndtere økte volumer. For å nå vårt mål om å øke omsetningen betydelig de kommende årene, uten å øke administrasjonen, må vi digitalisere og effektivisere alle våre prosesser. Vi må være i front innenfor digitalisering for å frigjøre intern kapasitet og tilfredsstille kundenes og leverandørenes krav.
Positive tilbakemeldinger
– Bulk Cargo ble evaluert mot slutten av 2016 sammen med Transportnett. Tilsvarende evaluering blir nå foretatt mot slutten av 2017. Transportnett har vært lydhøre og imøtekommet flere av våre krav, sier Rognli. Hun legger til at OTTS har fokus på at systemet skal være enkelt og brukervennlig for sjåfør, befrakter og kunder. Transportnett har vært flinke til å finne frem til brukervennlige løsninger. Det er få kommandolinjer til leverandøren og vi får raskt svar på ting vi lurer på. Erfaring tilsier at det tar tid før all IT-funksjonalitet fungerer optimalt. Samtidig er det i kontinuerlig utvikling og vi vil aldri bli ferdig med å utvikle og forbedre slike systemer, avslutter Rognli.
