Sparer Mr. Elektro for 400 000 kroner i året

Entré Office er et helintegrert og skybasert verktøy for håndverksbedrifter som håndterer administrative rutiner og utfordringer. – Fordelen med å jobbe i skyen er at vi til enhver tid får ekstremt god oversikt over alle transaksjoner. Vi har frigjort interne administrative ressurser, har økt oppdragsmengden og er nå i stand til å utføre flere montøroppdrag, sier Holen.– Kvalitetsmessig har vi fått et system vi er fortrolige med.

Intuitivt system
Det var i fjor høst at Mr. Elektro bestemte seg for å gå til anskaffelse av Entré Office fra Håndverksdata. Før beslutningen om leverandør ble tatt, var flere ledende leverandører av arbeidsordresystemer vurdert og prøvd. – De fleste var for kompliserte og lite brukervennlige. Vi valgte derfor et enkelt system som var i stand til å skalere driften på en effektiv måte. Vi har, bank i bordet, ikke opplevd noen uforutsette hendelser med Entré Office. Det intuitive og skybaserte systemet er langt sikrere enn hjemmeinstallerte servere. Vi slipper også å installere programvare i smarttelefoner, nettbrett eller pc-er. Sannsynligheten for datakrasj er liten, noe vi opplevde med et annet system som vi hadde tidligere. Våre montører logger seg inn på en web-side med passord i sine smarttelefoner og nettbrett, og har tilgang til systemet.

Utsettes for et enormt prispress
Mr. Elektro har 9 faste og 4–6 innleide montører og omsetter årlig for 14 millioner kroner. Selskapets geografiske nedslagsfelt er Oslo og Akershus. De har spesialkompetanse på sterk- og svakstrøminstallasjoner for næringskunder og borettslag. Installatøren leverer alt fra styresystemer (knx,dali, control 4) til enkle basisinstallasjoner. – Den senere tiden har vi økt oppdragsmengden innenfor fiber, tele og data med over 30 prosent, sier Holen. Han kan fortelle at håndverksbransjen generelt har vanskelig for å konkurrere mot virksomheter som leier inn billig utenlands arbeidskraft.  – For å være i stand til å levere produkter kundene etterspør, må vi automatisere og effektivisere administrative funksjoner, slik at vi er i stand til å utføre oppdragene smartere. Med det mobile arbeidsverktøyet Entré Office har vi nå kontroll over administrasjonen i ett og samme system.

Sterk posisjon i Norden
Håndverksdata AS er et heleid datterselskap av Hantverksdata Norden AB og har i Norden ca. 100 ansatte. Virksomheten har mer enn 40 års erfaring fra entreprenør- og servicebransjene. – Vi har en sterk posisjon i Norden med våre bransjeløsninger for elektro, malermestere, VVS, glassmestere, VKE og Bygg. Ca. 4000 virksomheter og mer enn 25 000 brukere benytter en eller flere bransjeløsninger fra Hantverksdata i Norden. Vi satser nå tungt på vårt mobile håndverkersystem Entré Office. Det er kostnadseffektivt og enkelt å bruke. Håndverkeren administrerer det meste i ett og samme system, sier daglig leder Arnfinn Revelsby i Håndverksdata AS.

Samler materiell og timer
Mr. Elektro samler alt av materiell og timeforbruk på en arbeidsordre i Entré Office hvor alle bransjeprislister til enhver tid er oppdaterte. – Når et arbeidsoppdrag er utført, fakturerer vi kunden, sier Holen. Han kan fortelle at man har begynt å kjøre sjekklister og legge inn materiell i systemet. – En registrering gir også grunnlag for både arbeidsordre/faktura og lønn. Vi er blitt mer profesjonelle med utsendelser av fakturaer og kan redegjøre for timeforbruk på hvert oppdrag i detalj dersom kunden etterspør dokumentasjon. Samtidig er vi blitt mye flinkere på betalingsoppfølging fordi vi har gode purrerutiner som har redusert behovet for regnskapsfører betraktelig. Vi «glemmer» heller ikke oppdrag som vi kunne gjøre tidligere med vårt manuelle system. Våre montører har tydelig kalenderoversikt med fargestatus, som beskriver når oppdraget skal utføres. Med Entré Office har vi gått bort fra manuelle og kostnadskrevende operasjoner og fått en strømlinjeformet administrasjon. Vi har en langt bedre struktur på betalingsrutiner og en bedre cash-flow. Før brukte jeg lang tid på å følge opp fakturaer, purringer og sjekke innbetalinger. I Entré Office tar denne operasjonen 10 minutter.
   Mens vi snakker med Holen, får han en bekreftelse på sin smarttelefon om at en kunde har betalt sine utestående fordringer, etter at han sendte en purring fra Entré Office i går.

Vi må ha stålkontroll
Holen kan fortelle at Mr. Elektro har planer om å legge alle materialbestillinger inn i Entré Office. – Her må vi ha stålkontroll for å unngå feilbestillinger til arbeidsplass og retursendinger til grossist. Slike oppdragsforsinkelser koster både tid og penger. Vi har ennå ikke tatt i bruk den nye elektroniske faktureringsmetoden EHF, men i løpet av året vil den bli implementert.

Regnskapssystem
Mr. Elektro bruker Mamut som regnskapssystem. – Vi vil se på mulighetene for å automatisere fakturarutinene ytterligere, slik at vi kan spare mer tid og ressurser. Håndverksdata har enkle overføringsfiler til regnskap som gjør dette mulig. Med et fullintegrert system kan vi redusere våre regnskapsutgifter, sier Holen. Han kan fortelle at samarbeidet med Håndverksdata har fungert meget bra fra systemet ble implementert i fjor til dagens service- og vedlikeholdsrutiner. – De er flinke til å svare på forespørsler og løser dem fortløpende. Slik sett er samarbeidet en vinn-vinn situasjon for begge parter, avslutter han.