Nytt regnskapssystem effektiviserer hverdagen for kunder og ansatte

Regnskapshuset er Nord-Norges største regnskapsbyrå med en årlig omsetning på 90 millioner kroner. I 2011 ble regionale banker i Sparebanken 1-alliansen enige om å satse på regnskapsvirksomhet. I 2013 ble åtte store regnskapsvirksomheter slått sammen til ett selskap. Hver av dem opererte tidligere med egne regnskaps- og lønnssystemer.
   – Det ble for komplisert å drifte så mange løsninger. Skal vi fremstå som den mest profesjonelle aktøren i bransjen, må vi ha et identisk datasystem. Vi besluttet derfor å gå til anskaffelse av økonomisystemet Visma Business med tilhørende løsninger, sier Aasnes. Han legger til at IKT-leveransene inngår i et fire-partsforhold mellom Amesto Solutions, Visma Software og Visma IT and Communications, som drifter ASP-plattformen, servere og programvaren, og Regnskapshuset. Visma Software var direkte involvert i etableringen av regnskapssystemet.

One Stop Reporting
Regnskapshuset gjorde en grundig vurdering av tilgjengelige rapporteringssystemer på markedet. – Vi sendte kravspesifikasjon til flere aktuelle leverandører. Valget falt på One Stop Reporting fra Amesto Solutions. De har et rammeverk som gjør det enkelt å utvikle rapporter med nøkkeltall og grafer som skreddersys til hver enkelt kunde, sier Aasnes. Han kan fortelle at regnskapsbransjen i Nord-Norge mener det er altfor få og gode regnskapsrapporteringsprogrammer. – One Stop Reporting tilfredsstilte våre forventninger med høy grad av fleksibilitet, web-baserte kilder og billag. Mange av våre store kunder krever spesialtilpasninger som vi nå kan tilby med denne løsningen, påpeker han. 

Formidabel digitaliseringsprosess
Aasnes innrømmer at det er krevende å gå til anskaffelse av ny ERP-løsning. – Både norsk og internasjonal regnskapsbransje opplever en formidabel digitaliseringsprosess med endrede arbeidsprosesser. I løpet av få år blir regnskaps- og bilagsbehandling automatisert. Personlig tror jeg fakturastandarden EHF blir en drivende faktor for å få bukt med papirfakturaer i næringslivet på samme måte som papirfaktura ikke lengre benyttes av privatpersoner. Her skjer alle transaksjoner i nettbanken. Skal vi levere effektive og gode løsninger til norske bedrifter, må vi lede an denne utviklingen.
 
Full regnskapspakke i skyen
– Vi må tilby våre kunder og nordnorske bedrifter de beste skyløsningene. Flere mellomstore og store bedrifter går nå online med sine regnskapssystemer og ønsker en full regnskapspakke i skyen med prosesser og systemer. Vi vil også jobbe målrettet for å få mindre virksomheter til å gå over på den nye digitale plattformen, herunder elektronisk dokumentflyt. Visma.net Financials utvikles parallelt med skyløsningene som ligger rundt Visma Business, sier Aasnes. Ved å outsource og digitalisere regnskapsprosessene, kan virksomhetene redusere interne administrasjonskostnader og kun fokusere på kjernevirksomheten.

Nettbasert CRM
Regnskapshuset er nå i ferd med å ta i bruk den nettbaserte CRM-løsningen fra Visma SuperOffice til intern-, fag- og klientsupport levert av Amesto Solutions. Systemet ble kjøpt i januar og er fortsatt i innkjøringsfasen. Vi kjøpte systemet for å håndtere mange henvendelser fra våre klienter, sier Aasnes. Han mener Amesto Solutions er blant de fremste leverandørene på skybaserte løsninger i Norge. Vi har store forhåpninger til at systemet vil gjøre oss til et av de ledende regnskapshusene i Norge i løpet av 2–3 år.

Effektiviserer arbeidsprosessene
I 2016 vil Regnskapshuset ta i bruk flere HR-tjenester. – Det vil effektivisere arbeidsprosessene og gi kundene lavere eksterne og interne regnskaps- og driftskostnader samt bedre kontroll, sier Aasnes.

Økt automatiseringsgrad
For flere virksomheter vil automatiseringsgraden og endringer i arbeidsprosessene øke. Fortsatt benytter 70 prosent av våre kunder manuelle regnskapsløsninger, sier Aasnes. – Vår oppgave er å endre dette bildet ved å gjøre systemene lettere tilgjengelig for kundene. Vi har fortsatt en vei å gå før vi er i mål. – Visma har en rekke sky- og mobilbaserte systemer, som vi mener vil dekke våre behov. 

Kostnadsbesparelser
Aasnes mener det er vanskelig å anslå hvor store kostnadsbesparelsene blir med innføring av nytt regnskapssystem. – På sikt håper vi det vil gi kundene lavere regnskapskostnader og effektivisere forretningsprosessene. Prosjektsamarbeidet med Amesto Solutions og Visma har så langt fungert meget bra, men har selvsagt et forbedringspotensial. IKT-implementeringer er krevende. Selv om det står Visma på programvaren, forholder vi oss til flere systemer som skal fungere optimalt for ansatte, klienter og kunder. For å få det til er vi avhengig av gode supporttjenester. Sammen med leverandøren arbeider vi kontinuerlig med å styrke disse forholdene, avslutter han.