Nytt forretningssystem forenkler økonomi- og logistikkoperasjonene

Norsk Batteriimport er et familieeid selskap med fem medarbeidere. De importerer batterier som selges til lokale forhandlere over hele Norge. Hovedproduktet er truckbatterier, men selskapet er også en totalleverandør av batterier til andre formål. Fjorårets omsetning var på 17 millioner kroner.  

Økt arbeidsmengde
– De siste årene har arbeidsmengden for Norsk Batteriimport økt. Derfor ønsket vi å skifte ut vårt gamle økonomiprogram Avendo fra Visma, sier Olsen. Hun legger til at regnskapspapirer og lagerregistreringer ble manuelt registrert og sendt i permer til regnskapsfører. – Vi manglet også et moderne lagerstyringssystem. Derfor var tiden moden for å investere i nytt forretningssystem.  

Tidkrevende
– Vi var i den situasjonen der vi enten måtte gå til anskaffelse av nytt regnskapssystem eller ansette ny økonomimedarbeider, sier Olsen, som forteller at arbeidspresset var stort fra tidlig morgen til sent på kveld for å få kontroll med alle posteringer. – En ny regnskapsmedarbeider ville medført ekstrakostnader på mellom 600 000 og 1 million kroner.  

Utvelgelsesfase
I utvelgelsesfasen kontaktet Norsk Batteriimport flere Visma-forhandlere, og i månedsskiftet februar/mars 2013 fikk de tilbud fra flere. Amesto trakk det lengste strået, og før sommerferien var avtalen om å installere Visma Global i boks. Systemet var oppe og gikk i september/oktober, og noen konverteringsutfordringer ble løst like før jul. 
  – Jeg har benyttet Visma i flere år, og fordelen er gjenkjennbarheten. Å gå til anskaffelse av et nytt ERP-system er ressurskrevende og koster skjorta. Innføringen av Visma Global krevde en del omstillinger både hos regnskapsfører som benyttet et annet økonomisystem, og hos oss, sier Olsen. Hun legger til at Norsk Batteriimport også vurderte økonomisystemet Visma Business. 
  – Vi så raskt at det ble for omfattende til vårt behov. Så langt har Visma Global fungert tilfredsstillende. Oppfølgingen fra Amesto har vært upåklagelig fra prosjektfase, implementering, service og vedlikehold. 

Standardsystem
Sammen med kunden gjennomførte konsulentene til Amesto Solutions en grundig behovsanalyse. 
  – Norsk Batteriimport er et selskap som ikke hadde behov for spesialtilpasninger, sier løsningsselger Morten Hedstein hos ERP-leverandøren. – Vi har levert en regnskap- og logistikkløsning med lagerstyring, i tillegg til dokumentsenter med invoice fakturaløsning. Det er et standard regnskapssystem med logistikkfunksjon som bruker norsk kontoplan som grunnelement. Alle artikler har egen struktur med automatisk informasjonsoverføring.  

Små og mellomstore selskaper
Visma Global passer for små og mellomstore selskaper. Tilbud- og salgsordre gir brukerne tilgang til nødvendig informasjon slik at de kan yte god service med raske oppslag mot faktura- og ordrehistorikk, leveringsstatus, prisavtaler og kredittopplysning. Løsningen støtter flere lagerprinsipper og gir tilgang til alle varebevegelser med lagertellingslister for enkelt å justere for svinn og avgang.  

Logisk oppbygging
– Tidligere førte vår regnskapsfører store deler av vårt regnskap. Amesto Global er så oversiktlig og logisk oppbygd at jeg fra januar i år har ført regnskapet selv med full kontroll over alle regnskapsfunksjoner. Tidligere brukte vi 1–2 måneder på å gjennomgå alle manuelle posteringer. Nå registreres opplysningene elektronisk i regnskapssystemet slik at vi får omgående oversikt, sier Olsen. Hun regner med at systemet vil være nedbetalt i løpet av 1–2 år. 

Dokumentsenter
I månedsskiftet januar/februar tok Norsk Batteriimport i bruk et eget dokumentsenter. – Her skannes alle kundefakturaer, som lagres elektronisk etter leverandør og kunde. Både regnskapsfører og vi kan nå gå inn i dokumentsenteret og bla frem til riktig underlagsmateriell, sier Olsen. – Resultatet er at vi har kvittet oss med haugevis av permer som var arkivert hos oss og regnskapsbyrået. Nå oversendes kopi av fakturaer/dokumenter elektronisk.  

Ekstra kontroll
Norsk Batteriimport vurderer nå å ta i bruk håndterminaler på lageret. I dag skjer operasjonene manuelt. – Det vil gi selskapet ekstra kontroll med ordreregistrering. Har varene strekkode, er det en ekstra sikkerhet for riktig plukk. Informasjonen fra håndterminalene sendes elektronisk inn i arbeidsordre. Bruk av håndterminaler gjør også lagertellingen raskere, sier Hedstein. 
  – I Midt-Norge er det flere små- og mellomstore bedrifter som vil dra nytte av fordelene med Visma Global. Systemet leveres til små bedrifter som omsetter fra 10 til 20 millioner kroner til selskaper med milliardomsetning, avslutter Hedstein.