Millionbesparelse på innføring av nytt forretningssystem

– Men med økt kundevekst kan selvsagt dette bildet endre seg, sier Brenne. Han kan fortelle at systemet har vært oppe å gå i snart to år med kun positive erfaringer. – Det er brukervennlig og gjør at vi enkelt kan foreta oppgraderinger/ systemendringer på egen hånd. 

Ledende på alarmoverføring
Safetel er ledende leverandør av sikker alarmoverføring i Skandinavia med mer enn 70 000 abonnenter. Selskapet sysselsetter 60 medarbeidere, og omsatte for110 millioner kroner i 2013. – Våre produkter og tjenester sørger for at alarmen kommer frem til politi, brannvesen og vaktselskap. Banker, statlig- og kommunal forvaltning, eiendomsselskaper, industri og handel benytter våre produkter og løsninger, sier Brenne. Han legger til at Safetel har avtaler med de største leverandørene i sikkerhetsbransjen. – Det gjør oss i stand til å overføre alarmer til alle de store alarmstasjonene i Norge og Sverige. Våre produkter og tjenester er utviklet og produsert i Norge. De tilfredsstiller nasjonale og internasjonale krav til alarmoverføringssystemer. 

Strukturert prosess
Sommeren 2011 sendte Safetel forespørsel/kravspesifikasjon til flere ERP-leverandører. I sluttfasen satt vi igjen med 5 leverandører, der Amesto høsten 2011 dro det lengste strået.
   – Før forespørselen ble utsendt, vurderte vi å beholde vårt gamle ERP-system med faktureringsmodul. Vi fant ut at dette ikke var veien å gå. Begrunnelsen for valg av Amesto var et godt inntrykk av leverandøren samt fleksibiliteten i hovedsystemet Visma, sier Brenne. Han legger til at systemintegratoren bidro aktivt i prosjekterings- og implementeringsfasen.

Kravspesifikasjon
Utarbeidelse av kravspesifikasjon skjedde internt i Safetel med bistand av en ekstern konsulent som hadde ansvaret for prosjektfremdriften. Brenne innrømmer at det er krevende å gå til anskaffelse av et nytt forretningssystem. – Det er første gang vi har gjennomført en slik omfattende prosess. Vår eksterne konsulent så oss i kortene og styrte oss i riktig retning med hensyn til valg av riktig forretningssystem.

Workshop
I januar 2012 ble det gjennomført to workshop, og i februar samme år var Safetel på lufta med regnskaps- og logistikkmodulene. – Deretter brukte vi 3–4 måneder på å implementere abonnementsmodulen. Det er utfordrende å flytte 70 000 abonnenter over i et nytt system. Sammen med prosjektteamet hos ERP-leverandøren klarte vi å løse dette på en profesjonell måte, understreker Brenne. 

Helhetlig løsning
Forretningssystemet ble satt i drift mai/juni 2012. – Vi har gått fra to systemer med regnskap og logistikk på den ene siden og fakturering av abonnementer på den andre siden. Vi har fått en helhetlig løsning som tilfredsstiller våre behov på alle områder, sier Brenne. Han forteller at kostnadene med ett system er vesentlig lavere sammenliknet med tidligere løsning. – Arbeidsoperasjonene utføres nå mer rasjonelt. 

Klare formeninger
Ledelsen i Safetel var med på utvelgelsen av forretningssystemet, som ble satt i drift medio 2012. De hadde klare formeninger om hva det nye forretningssystemet skulle inneholde. – Det primære var å få på plass et standard regnskaps- og bokføringssystem. Forretningssystemet skulle også håndtere all logistikk med vareflyt inn og ut av lageret. Sist men ikke minst var vi avhengig av en abonnementsmodul som klarte å håndtere alle våre abonnementskunder i Sverige og Norge. Abonnementsmodulen var den kritiske delen av systemleveransen. For øvrig var det viktig at Visma kunne håndtere integrasjonen mot eksterne systemer, sier Brenne. 

Tilpasset vår arbeidsmetodikk
– Med Amesto Solutions har vi fått et ERP-system skreddersydd for virksomheten. Det støtter alle interne prosesser og gjør at vi arbeider mer effektivt. For oss er det avgjørende at arbeidsoperasjonene fungerer tilfredsstillende fra A til Å, sier Brenne. Han kan fortelle at overgangen fra to gamle til ett nytt forretningssystem har spart Safetel for betydelige beløp.  – Det gjør at vi kan fortsette vår markedsekspansjon med dagens mannskapsstyrke.  

Viktig partner
For Safetel har det vært en klar fordel å forholde seg til bare en leverandør av forretningssystemer, en leverandør som påtok seg alt ansvar fra prosjekt, forvaltning til risikostyring. – Vi har samlet alle funksjoner og kontaktpunkter på ett sted. ERP-leverandøren har vært en viktig partner når det gjelder implementering, service og vedlikehold. Selskapets prosjektleder har bistått med sin fagkompetanse slik at vi har unngått uforutsette hendelser, sier Brenne. – Forretningssystemet er fleksibelt sammenliknet med konkurrerende løsninger i markedet og skreddersydd for våre løpende aktiviteter. Tilbakemeldingen fra våre ansatte er positiv.  De fremhever systemets logiske oppbygging og det enkle brukergrensesnittet, avslutter han.