Komplett internkontrollsystem for drift og forvaltning av bygningsmasser

Ifølge eiendomsforvalter Tore Busk i selskapet har dette spart dem for mye merarbeid i forhold til hvordan dette tidligere var organisert.
   – Med internkontrollsystemet til Molde-selskapet Norik har Smart Elektro halvert tiden det tar å utføre kontroller, sier han. – Det sparer oss og våre leietakere for store summer på samkjørte og effektive kontroller. Via avtalen med Norik og Smart Elektro føler vi oss trygge og komfortable på at myndighetskrav på elektriske anlegg blir ivaretatt til enhver tid, understreker han.

Komplett internkontrollsystem
Med Norik Web og Norik Mobil har vi er et komplett system til å drive internkontroll og systematisert HMS-arbeid. – Våre kunder får nå full oversikt over alle administrative rutiner, mens kontroller utføres og avvik utbedres i mobilappen. Det gjør drift og forvaltning av bygningsmasser raskere og mer presist, sier internkontrollør og termografør Erik Johansen i Smart Elektro AS. Han forteller at installatøren har hatt et nært og godt samarbeid med Norik siden 2009. – Jeg ble ansatt i 2011 og har siden den gang arbeidet med internkontroll. Utviklingen av nye og kundetilpassede systemer har gått i ekspressfart. Vi har gått fra å notere ned avvik i kladdebøker, tatt bilder av elektrokomponenter med digitalt pocket kamera, til bruk av moderne nettbrett og smarttelefoner med rapporter og bilder, som fylles ut hos kunde og sendes inn i vår skybaserte server.

Systematisk arbeid
Internkontroll innebærer et systematisk arbeid for å sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldene lover og forskrifter. Et internkontrollsystem skal sikre at helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen ivaretas. Alle virksomheter som benytter seg av elektriske anlegg, eller elektrisk utstyr, skal ha et internkontrollsystem som sørger for at elsikkerheten ivaretas uavhengig av virksomhetens størrelse. Et krav er å jobbe systematisk for å forebygge brann og ulykker med elektrisk årsak.

Vi må følge myndighetskrav
Colliers Property Management har siden 2005 jobbet med eiendomsforvaltning og har i dag mellom 20-30 eiendommer på Østlandsområdet. – Med en så stor eiendomsmasse, må vi følge myndighetskrav og pålagte internkontroller av det elektriske anlegget. I over 10 år har Smart Elektro utført disse kontrollene til vår tilfredshet, sier Busk. – I 2009 inviterte vi flere elektroinstallatører til å komme med et anbud på internkontrollsystemer. Valget falt på Smart Elektro ut fra kvalitet og pris. Som eiendomsforvalter må vi til enhver tid kunne dokumentere at det elektriske anlegget følger myndighetskravene, og her har vi fått en god støttespiller hos installatøren.

Risikovurdering
Med et 30-talls eiendommer på Østlandsområdet, risikovurderer Colliers jevnlig sine eiendommer. – Annet hvert år foretar Smart Elektro elektrokontroller og termografering av våre anlegg. Når myndighetene utfører en revisjon av det elektriske anlegget har vi tilgang på alle internkontrollene som Smart Elektro har utført. I rammeavtalen med Smart Elektro har vi en fast sum avtale på kontroll av våre fellesarealer og mot våre leietakere. Jo flere leietakere som blir med på kontrolltiltakene, desto lavere sluttsum oppnår de.
   For Colliers er det viktig å kunne dokumentere at alle avvik er utbedret. – I Noriks database har vi tilgang på all historikk som legges ved salgsdokumentet, sier Busk.

Fastlagte kontrollrutiner
– Når jeg utfører internkontroller benytter jeg et nettbrett hvor alle kontrollpunkter og rapporter er lagt inn på forhånd og utfylles hos kunde. I Noriks nyeste web-versjon har jeg tilgang på flere hundre prosedyrer, som omfatter alt fra elkontroll, termografering til elbillading, sier Johansen. Vi følger anviste kontrollpunkter eller kjører standard forskriftskontroller mot gårdeier eller driftsselskap. Er ikke det elektriske anlegget i henhold til forskriftene, krysser jeg av hvilke tiltak som må utbedres og refererer her til sikkerhets- og NEK-forskriftene, sier Johansen.

Skreddersydde rapporter
Smart Elektro utfører internkontrollene etter fastlagte tidsintervaller med kundene. I internkontrollforskriftene er gårdeiere pålagt å utføre slike kontroller regelmessig. – Med godt tilrettelagte prosedyrer i Norik Mobil kan jeg utføre brann-, nødlys-, elektro og termograferingskontroller og skreddersy rapporten til hver enkelt kunde, sier Johansen.
   – Internkontroller i bygårder, borettslag og næringsbygg skjer etter en risikovurdering sammen med eier, og kan utføres etter 12, 24 eller 36 måneders intervaller. I næringsbygg er kravene strengere til hvor ofte kontrollene skal utføres. I henhold til myndighetenes krav, skal brann- og nødlyskontroller utføres årlig mens internkontroll elektro annet hvert år, sier Johansen, som foretar internkontroller fire ganger i uka. – Siste ukedag går med til å skrive rapporter som videresendes til kunde.

Brukervennlig mobilversjon
Norik Mobil er et meget brukervennlig verktøy. – Når internkontrollen er utført og avvik kontrollert, sendes rapporten inn i vår skybaserte database. Her blir innholdet korrigert hvorpå det sendes i PDF-format til kunden, som lagrer det i SuperOffice. Når gårdeier har mottatt internkontrollen med eventuelle avvik, er det hans ansvar å utbedre dem, sier Johansen. Han mener Norik Web og Norik Mobil har forbedret internkontrollrutinene. – Når serviceavdelingen får et kontrolloppdrag går de inn i SuperOffice og henter alle avviksdokumenter. Med mobilløsningen til Norik har vi halvert tiden det tar å utføre internkontroller. Det har spart oss for mye plunder, understreker han.  

Komplett system
I følge salgs- og markedsansvarlig Terje Sundsbø er Norik Web og Norik Mobil langt mer enn et internkontrollsystem. – Det er et komplett system for drift og forvaltning av bygningsmasser. Med egen utviklingsavdeling kan vi holde en høy utviklingstakt, yte bedre service og support til alle våre kunder, sier han til slutt.