Full kontroll på alle internkontroller

– Vi har ansvaret med å utføre kontrollene i våre butikker og i samråd med verneombud, sier butikksjef Susanne Reinertsen Repstad på NORMAL Sørlandssenteret.

– Strategisk kontrollplanlegging med hjelp av vårt visuelle årshjul, har effektivisert kontrollrutinene i våre butikker, sier trekløveret Elin Solvik på marketing og adm. koordinatorene Isabella K. Fryklund og Lene Langeland.
   – Det gir oss full kontroll på planlegging og gjennomføring av alle internkontroller, sier Solvik, Fryklund og Langeland. – Dette er et intuitivt system med stor grad av brukervennligheten i alle ledd, understreker de.

Tar internkontroll på alvor
Normal er et dansk konsern som ble etablert i 2013.  I 2017 etablerte det seg på Sørlandssenteret utenfor Kristiansand med sin første butikk. I dag har selskapet 84 butikker spredd over hele Norge. Til nå har Normal gjennomført 2100 kontroller på alle sine butikker, fra Alta i nord til Mandal i sør. – Da systemet ble implementert i november 2018 hadde vi kun ett 50-talls butikker, sier Solvik. Hun kan, i skrivende stund, fortelle at Normal planlegger å åpne to nye butikker i løpet av mars. – Hver måned utfører alle våre butikksjefer vernerunder fra en forhåndsbestemt sjekkliste i Årshjulet som vi har utviklet sammen med Norik. På elektro og brann har vi knyttet til oss eksterne elektroentreprenører som utfører slike kontroller. Våre vernerunder skjer i henhold til internkontrollforskriftene og blir fulgt til punkt og prikke. Vi har blant annet utviklet en egen HMS-bok tilrettelagt for våre butikker, med bistand fra Norik.

Følger regelverket til punkt og prikke
Myndighetene forlanger at virksomheter skal utføre regelmessige internkontroller. Etter en omfattende risikovurdering av den daglige driften i våre butikker i Normal gjennomfører vi nå systematiske kontroller av det elektriske anlegget, generelt brannvern, riktig avfallshåndtering og, ikke minst, et forsvarlig innemiljø for de ansatte. – Her har Norik tilpasset kontrollene til våre behov, sier Fryklund og Langeland. De legger til at butikksjefer kan innhente nyttig informasjon om generell risikovurdering fra HMS-håndboka, i tillegg til rutiner og instrukser av kritiske arbeidsprosesser i den daglige driften, alt lett tilgjengelig i Norik systemet. Hver måned foretar butikksjefene vernerunder ut fra sjekklister som er utarbeidet i tråd med årshjulet.

Vi falt for oversiktligheten og brukervennligheten
Fryklund har hatt ansvaret for implementeringen av internkontrollsystemet mens Langeland og Norik var med på å utarbeide innholdet og oppsettet av kontroller i henhold til HMS-lovgivningen i Norge, samt tidligere HMS-revisjoner. – Bakgrunnen for at vi valgte kontrollsystemet til Norik, var at en av våre butikksjefer i Oslo hadde brukt det hos en tidligere arbeidsgiver og hadde kun positive tilbakemeldinger om løsningen. Som et resultat av dette kontaktet vi salgs- og markedssjef Terje Sundsbø i Norik, som ga en overbevisende presentasjon av systemet. Det vi falt for var oversiktligheten og brukervennligheten. Etter at vi signerte kontrakten med Norik deltok våre butikk- og regionsjefer med å utarbeide innholdet i kontrollsystemet. I løpet av ½ år var alle moduler og kontrollrutiner på plass. Våre butikksjefer var ekstremt opptatt av å få et brukervennlig system, der de kunne utføre kontroller, registrere og overføre avvik fra sin smarttelefon direkte inn i vårt sentrale datasystem, sier trekløveret. – Avvik registreres med tiltak, lukkefrister og hvem som skal utbedre dem. Alt dette blir utført av våre butikksjefer med sine mobiltelefoner.

Avvikshåndtering
På spørsmål om hvor viktig det er å følge avvikene til punkt og prikke, svarer Langeland: – Butikksjefene har ansvaret med å utføre kontrollene i sine butikker og i samråd med verneombud. Våre regionsjefer og vi i administrasjonen i Kristiansand følger med på om kontrollene faktisk blir fulgt opp. Her har Norik utviklet et levende system som faktisk viser om kontrollene følges opp. Våre butikksjefer er rutinerte og gjennomfører dem på en profesjonell måte.

Full kontroll fra A til Å
– Hvor stor er tidsbesparelsen med å utføre kontrollene elektronisk?
– For oss var det en forutsetning å ta i bruk et elektronisk system og slippe å gjennomføre kontrollene med penn og papir. Vi har nå full kontroll fra A til Å, sier Fryklund. – Lovpålagte kontroller utføres hver måned i henhold til Årshjulet. – Brannkontroller skjer hyppigere, mens arbeidsmiljøkontroller utføres en til to ganger i året.

Vi påser at kontrollene utføres jevnlig
Årshjulet forteller oss hvilke kontroller som skal gjennomføres og butikksjefen bestemmer når de skal utføres i løpet av en kalendermåned. – Holder ikke butikkene seg innenfor fastsatte tidsfrister, blir fulgt opp både muntlig og skriftlig, sier Solvik. Hun kan fortelle at selskapets regionsjefer er ansvarlige for å følge opp at butikksjefene etterlever våre krav. – Enn så lenge har alle butikker utført dem i tråd med planlagte oppgaver ifølge årshjulet.

Brukervennlig system
Normal har vært opptatt av at medarbeiderne er fortrolige med bruken av systemet. - Tilbakemeldingene viser at det fungerer som det skal, sier Langeland. Hun mener Norik har utviklet et brukervennlig system. – De sitter på fagkunnskapen om både lovpålagte og ikke lovpålagte kontroller, og vi har god dialog med dem i tilfelle uforutsette hendelser. De har en meget god service- og vedlikeholdsavdeling som følger oss opp tett. Dialogen er god og gir oss økt sporbarhet. Nylig arrangerte vi et butikksjefmøte for 60 butikksjefer der Norik presenterte sine løsninger for en lydhør tilskuerskare.

Er med på å forhindre uforutsette hendelser
Noriks kontrollsystem er viktig for å forhindre uforutsette hendelser og ulykker. – Oppdager vi noe som ikke er i henhold til fastlagte regler og normer, utbedres de omgående. Vi er relativt nye i det norske markedet og har hatt en kraftig vekst. Det krever at vi er godt forberedt på alle tenkelige hendelser. Vi tar ikke lett på internkontrollarbeidet. Det er vår oppgave å skape et godt arbeidsmiljø for alle vår dedikerte og motiverte medarbeidere, sier Solvik, Fryklund og Langeland til slutt.