Fikk kontroll på drivstofforbruk med SmartDok

JB Mark & Bygg er et selskap med mange jern i ilden. Med mange prosjekter på samme tid og på forskjellige plasser er det veldig viktig å ha kontroll på personal, timeregistrering og vareforbruk. JB Mark & Bygg har full kontroll på utgiftene, og dermed venter det ingen overraskelser på fakturaen til kunden.
   – Kvalitet i arbeidet er det viktigste for oss. Et bra utført prosjekt er bare et bra prosjekt når alle parter er fornøyd. Derfor er det viktig for oss før prosjektet starter, at vi har blitt enig om tidspunktet for prosjektets oppstart, hva som skal gjøres, hvor lang tid prosjektet skal vare, og ikke minst pris. Vi jobber bare med skriftlige avtaler, sier Jimmy Borgh i JB Mark & Bygg.

Fikk kontroll på dieselforbruket
For å kunne leve opp til sine egne mål var Jimmy nødt til å gjøre noen grep for å få oversikt over personal og dieselforbruk.
   – Før vi tok i bruk SmartDok, kravlet vi oss gjennom hverdagen med langsomme manuelle systemer, avslører Jimmy.
   Hvorfor valgte dere SmartDok?
– I utgangspunktet var vi på utkikk etter en byggekortleser, men jeg innså kjapt at SmartDok også forenklet lønnsarbeidet, og for første gang etter ti år i bransjen fikk vi kontroll på dieselforbruket for hvert kjøretøy.
   Drivstofforbruk er en stor utgiftspost for enhver maskinentreprenør. SmartDok fikk mange ønsker fra kundene sine om en slik funksjon i appen, og den har vist seg i ettertid å bli meget populær. Med denne kunne Jimmy endelig få kontroll over denne svært viktige utgiften.
   – Med SmartDok fikk vi oversikt over hele maskinparkens dieselforbruk, noe vi ikke hadde opplevd før. Våre maskinoperatører fyller ofte drivstoff fra fat eller beholder, og det er derfor vanskelig å følge med på hvor mye drivstoff som egentlig har blitt fylt på. Nå har vi satt i litermålere i alle pumpene våre, og alle sjåfører dokumenterer i SmartDok timer og antall liter som er fylt på hver gang de fyller drivstoff.  Vips, så har man full kontroll på kostnadene på drivstoffet og den totale driftskostnaden over alle maskinene, og det via en App på telefonen, forteller Jimmy.
   JB Mark & Bygg har i dag 12 ansatte og 13 maskiner. Det er et selskap i vekst som drives med god kontroll, noe som kommer både kunden og selskapet til gode.

Planlegger arbeidsuken med app
For å få oversikt over oppdragene og hvilke ressurser Jimmy skal sette inne på hvilket prosjekt, bruker Jimmy ressursplanleggeren i SmartDok.
   – Jeg bruker ressursplanleggeren i SmartDok som et verktøy for å kunne planlegge alle ressursene og aktivitetene gjennom uken. Før brukte vi excel, noe som gjorde det hele mye mer komplisert. Nå er det enklere, og vi kan raskt via et nettbrett oppdatere oss på nye og pågående oppdrag, sier Jimmy.
   I tillegg til dette bruker JB Mark & Bygg HS/KS sjekkliste i SmartDok.
   – Vi jobber en del med fiber og har laget et eget skjema som vi bruker hver dag. Der fører vi blant annet hva vi har gjort, og hvor vi har vært og jobbet. Vi kan også dokumentere arbeidet med bilder. I tillegg har vi laget en eget bekreftelsesskjema, som gjør at kunden kan signere timerapporten direkte på våre mobiltelefoner.
Lett å bruke
Jimmy er klar på at appen og systemet er veldig enkelt i bruk, og at overgangen fra manuell føring til digital hverdag gikk fint.
   – SmartDok ble godt mottatt av hele organisasjonen. Noen var litt skeptisk før de hadde prøvd systemet og ønsket å fortsette å bruke det gamle manuelle systemet, men de innså kjapt at det var betydelig enklere og raskere å føre digitalt. Jeg oppfatter mine ansatte som teknologiinteresserte, og jeg ser at de er storfornøyd med at de nå kan holde kontroll på sine egne timer via en app på mobiltelefonen, sier Jimmy til slutt.