Et velfungerende forretningssystem er en forutsetning for å overleve

Elvebakk mener det er vanskelig å måle hvor mye selskapet har spart i kroner og øre på overgangen fra gammelt til nytt forretningssystem for tre år siden. – At vi snakker om et millionbeløp er hevet over enhver tvil. Tiltakene vi gjennomførte den gang, har sikret firmaets eksistens og sørget for at vi er foretrukket kundeleverandør.

Agenturvirksomhet
Goodtech Products er en del av Goodtech-konsernet. Selskapet omsetter for ca. 90 millioner kroner i året og har 25 ansatte.
   – Vår forretning baserer seg på salg av produkter fra internasjonale produsenter innenfor automasjon og industriell kommunikasjon. Hovedmarkedene er olje og gass, vann og avløp, samferdsel og industri. På disse områdene har vi i dag dyp fagkompetanse, sier Elvebakk. Han kan fortelle at utviklingen på oljemarkedet med halvering av oljeprisen og oppsigelser av flere tusen medarbeidere er noe selskapet tar på alvor. – 1. kvartal i år foretok vi organisasjonsjusteringer for å demme opp for utviklingen.  

Lang erfaring
Goodtech Products har hatt et nært og godt samarbeid med Amesto Solutions siden ERP-systemet ble installert. Løsningen inneholder forretningsprosesser som logistikk, CRM/kundehåndtering og service, e-handel, økonomi og ikke minst rapportering og beslutningsstøtte.
   – Applikasjonsfunksjonaliteten gjør det mulig å utnytte prosessene optimalt. Før Visma Business benyttet vi et gammelt og utdatert system, som skapte problemer. Vi kom ikke videre i forhold til interne prosesser og klarte ikke å tilby våre kunder effektive logistikkløsninger, sier Elvebakk. Han hadde klare formeninger om hvordan selskapet skulle løse disse utfordringene. – Med Amesto Solutions på laget har vi klart å utnytte våre forretningsprosesser på en effektiv måte. 

Salgsverktøy
SuperOffice er salgsverktøyet til Goodtech Products. Med programvaren er all kundeinformasjon omgående tilgjengelig for selskapets salgsmedarbeidere. – De kan følge hver enkelt kunde og jobbe på tvers av organisasjonen med tilbudsprosesser og prosjekter. Oversikten over tilbudsprosessene er vesentlig forbedret, og supporten mot hver enkelt kunde er styrket. Oppstår det uforutsette hendelser, får salgsmedarbeidere umiddelbar informasjon og kan raskt agere. De har også tilgjengelig status over fakturaer og når de går over dato, sier Elvebakk. Han mener god kundebehandling er forretningskritisk for Goodtech Products. – Bank i bordet, vi har i alle år klart å ivareta kundenes interesser.

Applikasjoner
Goodtech Products bruker Amesto Analyze til økonomirapportering, der de har oversikt over ordre inn, konsern- og produktrapportering. SuperOffice Analyze benyttes hovedsakelig til rapportering av fremtidige oppdrag.
   – Vi får oversikt over hva som ligger i pipeline og gir oss større forutsigbarhet om fremtidige oppdrag. Med SuperOffice Customer Service samler vi alle support- og kundehenvendelser til å holde track på aktuelle kundesaker i hver avdeling.

Profesjonalitet
– Løsningen fra Amesto Solutions inneholder forretningsprosesser som logistikk, CRM/kundehåndtering og service, e-handel, økonomi og ikke minst rapportering og beslutningsstøtte, sier Elvebakk. Han legger til at logistikkoperasjonene er integrert via Zpider web-shop med helautomatiske bestillingsrutiner. – Vi har arbeidet aktivt med å tilrettelegge vår web-shop-løsning, sier Elvebakk. – Men, det er ikke her omsetningsvolumet er størst. Årlig betjener vi ca. 4000 ordre, 16 prosent av antall ordre går nå via web-shop. Det er et volum vi jobber hardt for å øke. Med web-shop kan kundene innhente elektronisk informasjon og redusere belastningen på vårt kundesenter. Når ordren legges i web-shop, overføres den automatisk inn i vårt ordresystem og legger seg inn som en del av bestillingsforslaget til våre leverandører, sier Elvebakk. Han legger til at Goodtech Products har en sporingsløsning via Posten. – Det gir kundene en «komplett.no» opplevelse når handelen skjer elektronisk, sier Elvebakk. – De kan følge forsendelsen fra A til B.

Ledelsesansvar
På spørsmål om det er viktig at ledelsen deltar aktivt i valg av nytt forretningssystem, svarer Elvebakk: – For et selskap av vår størrelse var det helt avgjørende. Jeg var selv prosjektleder i implementeringen av Visma Business. Kombinasjonen av god IT-forståelse og god virksomhetskunnskap gjorde at vi raskt fikk oversikt over systemimplementeringen, samtidig som våre interne arbeidsprosesser ble ivaretatt på en god måte. Er ikke ledelsen eller beslutningstakerne involvert, blir det en dårlig IKT-løsning. Derfor må de bidra aktivt i valg av nytt forretningssystem. Med sin systemkunnskap var Amesto Solutions avgjørende for å lose implementeringen vel i havn, avslutter han.