Et godt butikkdatasystem gir økte konkurransefordeler

Implementering av ny maskinvare starter i august i år og skal være på lufta 1. november. Tre måneder tar det å få den nye maskinvaren på plass hos alle Notabenes 107 butikker. – Vi gleder oss til å ta den i bruk. Like før julesesongen starter for fullt, er det viktig å ha en stabil og ensartet maskinvarepark med et høyt sikkerhetsnivå, sier Nicolaisen. Han kan fortelle at Notabene til nå har kjørt operativsystemet Microsoft Windows XP, som ble tatt ned i fjor. – Vi forventer at den nye maskinvaren vil gi oss støtte på områder som tidligere var dekket av Windows XP, påpeker han.

Landsdekkende kjede
Notabene er en landsdekkende kjede innenfor bok og gaver. Selskapet har over 125 butikker, som strekker seg fra Alta i nord til Mandal i sør. På bøker er ARK den største konkurrenten, og på reise- og gaveartikler er Nille og Europris de argeste motpartene. – Et velfungerende butikkdatasystem er avgjørende for å hevde seg i et konkurranseutsatt faghandelsmarked. Qsystems Retail og Lexit Group Norway bidrar med online datadrift, slik at vi til enhver tid har oversikt over hva som skjer lokalt og sentralt, sier Nicolaisen.

Sikker datahåndtering
Sikker datahåndtering er avgjørende for Notabene. – Med dagens løsning tar det ti minutter før butikkdatasystemet er oppe og går. Med ny maskinvare unngår vi dette problemet, sier Nicolaisen. Han kan fortelle at systemet fra Qsystems Retail består av en sentral server slik at butikkene ikke lenger er avhengig av lokale servere. – Ryker en maskin, vil det i liten grad påvirke butikkdriften. Vi får tilsendt en ny omgående, og når den er nettverksplugget, foretar Qsystems nødvendige tilpasninger fra sitt datasenter i Oslo. I løpet av noen få «strakser» er den på lufta igjen.

Tøft marked
Qsystems Retail leverer butikkdataprogrammet Heads. De har ansvaret for hardware- og softwareutrulling hos Notabene. – Vi står for all installasjon og opplæring av butikkpersonell, sier salgssjef Pål-Erik Nilsen hos systemintegratoren. – Markedet er tøft og preges av mange aktører som kjemper om få caser. Vi har bygd opp en stor kundeportefølje og vinner stadig nye oppdrag. Målet er å levere markedets beste program- og maskinvare, ha god faghandel kompetanse og forstå kundenes behov.

Klargjøring
– Vi får maskinvaren fra Lexit Group Norway, klargjort med riktig konfigurasjon samt oppsett for hver butikk med riktige IP-adresse og butikknummer. Alle kabler er merket med riktige fargekoder før utstyret sendes. Qsystems Retail monterer utstyret i alle Notabene-butikker, sier forretningsutvikler Svein Degnes Lauritsen i Lexit Group Norway AS. Han kan fortelle at maskinvaren er lik for alle butikker og styrer butikkdataene. – Når f.eks. butikkpersonalet strekkodeleser en bok, får de omgående beskjed om hvor mange eksemplarer som er tilgjengelig på lager, understreker han.

Datautveksling i sanntid
Nilsen forteller at Notabene har implementert butikkdatasystemet Heads, som er koblet opp mot ERP-systemet SAP. Systemene snakker sammen og gir Notabene datautveksling i sanntid. – Faghandleren gjør nå et stort løft med overgang fra gammel til ny maskinvare. Butikkansatte vil merke den største forskjellen i økt datahastighet. Den blir som natt og dag sammenliknet med dagens system. Ved produktforespørsler får betjeningen umiddelbar svar fra hovedkontor eller lager. Dataoverføring fra håndterminaler og skannere skjer lynraskt. For Notabene er dette et stort teknologisk løft, noe de spesielt vil nyte godt av i høysesonger. Samtidig vil de butikkansatte ikke lengre oppleve nedetid på datasystemet.

Langt samarbeid
Qsystems Retail har samarbeidet med Lexit siden 2001. – Lexit har markedets beste hardwareprodukter i tillegg til gode support- og vedlikeholdsrutiner. De står for kvalitet gjennom hele verdikjeden. Oppstår det uforutsette hendelser, rydder de opp i dette omgående, forteller Nilsen.

Hardwareprodukter
Lexit leverer alle hardwareprodukter til Notabene. Det omfatter butikkdatautstyr (POS) og pc’er for kassadisker. Dette er robust utstyr med egne kjølesystemer som tåler røff behandling, og som kan stå påskrudd 24 timer i døgnet 7 dager i uka. – Vi har også levert berøringsskjermer, skannere, bongskrivere, kassaskuffer og håndterminaler. Dette er utstyr som vil effektivisere salg gjennom butikk. Håndterminalene benyttes til varebestilling, varemottak og varetelling, sier Svein Lauritsen. Notabene har sammen med Qsystems valgt håndterminalsoftwaren LexRetail fra Lexit. Denne softwaren håndterer all trafikk fra håndterminal til sentral ERP, alt fra varetelling til varebestilling.

Service og vedlikehold
Gode service- og vedlikeholdsrutiner er avgjørende for at Notabene skal få full uttelling av sin investering i ny maskinvare. Går et hardwareprodukt i stykker, har Qsystems Retail og Lexit Group utarbeidet gode rutiner for levering av nye maskiner på raskest mulige måte slik at dødtiden reduseres til et minimum. – Maskinene leveres ferdig oppsatt og kan plugges på nett av butikkpersonalet. Øvrige tilkoblinger står vårt datapersonell i Oslo for. I løpet av kort tid er de på lufta igjen, avslutter Nilsen.