Seiler inn i fremtiden med Visma.net

Amesto Solutions fikk i 2013 ansvaret med å stake ut en ny dataplattform for Norway Yacht Charter.  – Det ble gjennomført flere workshopsamlinger hos leverandøren der våre arbeidsoperasjoner og standardrutiner ble analysert i detalj. Vi fikk avdekket en rekke behov før implementeringen av Visma.net Financial startet i mars/april 2014, sier Kristiansen, som har forhåpninger om å spare en heltidsstilling med sitt skybaserte system. – Det vil ikke gå på bekostning av antall ansatte hos oss, men på bruk av eksterne regnskapstjenester.

Ryddig dialog
Dialogen med Amesto har vært ryddig i hele prosjekterings- og implementeringsfasen. – Det bidro til at vi kom oss «helskinnet» gjennom båtsesongen 2014 uten nevneverdige problemer, sier Kristiansen. Han kan fortelle at selskapet i utgangspunktet ønsket å integrere SuperOffice.net i Visma.net Financial. – Men, sier han, SuperOffice.net var ikke ferdig utviklet og er utsatt som en del av Visma.net frem til 2015–16.

Skybaserte overføringer
– Målet er å integrere CRM i Visma.net. Da kan vi avlese timelister fra mobiltelefoner og kassasystemer direkte inn i Visma Lønn med skybasert overføring fra Visma.net, sier Kristiansen. – Vi arbeider nå med å få på plass standardfunksjonaliteten før vi foretar videre integreringer. I løpet av 2015/2016 skal alle filbaserte tjenester leses rett inn i Visma.net.

Viktig ballast
– 85 prosent av omsetningen til Norway Yacht Charter er sesongbasert, noe som gjør oss ekstremt sårbare. Vi benytter Visma.net til å håndtere bestilling av mat og drikke og kundebestillingslister. Bank i bordet, så har vi ikke hatt nedetid på systemet, sier Kristiansen. – Det har vært noen barnesykdommer, men det er normalt i slike anskaffelsesprosesser. Vi har gått fra et eldgammelt og velfungerende ERP-system til en skybasert verden som allerede nå har effektivisert våre arbeidsoperasjoner. Vi vurderer allerede nå å utvide bruken. I dag er betalingstransaksjonene fra kortselskapene store. Vi er nå i kontakt med Teller for å få tilgang på transaksjonsfilene slik at de kan leses automatisk inn i Visma.net. Her er sparepotensialet betydelig.

Strenge sikkerhetskrav
Norway Yacht Charter ble etablert i 1981. Selskapet har 10 charterbåter fra seilskuter, motoryachter til seilyachter. Alle har full bevertning for lunsj- og kveldsturer med avgang fra Rådhusbrygge 2 eller Aker Brygge. Båtene benyttes like mye for firmaturer som for offisiell representasjon. – Vi kontrolleres jevnlig av Mattilsynet og Næringsetaten, som påser at vi holder oss innenfor gjeldene lover og regler i forbindelse med serverings- og skjenkebevilling, sier Kristiansen. Han kan fortelle at sikkerhetskravene for å operere til havs er vesentlig strengere enn å drifte en restaurant i byen. – Vi er International Security Management (ISM)-sertifisert. Vårt sikkerhets- og styringssystemer er dokumenterbare både i administrasjonen og på fartøyene med avvikslister, rutiner og sjekklister, sier Kristiansen. – Dermed kan vi drive virksomheten forskriftsmessig.

Kort sesong
Sesongen varer fra april til midten av oktober. Selskapet har 15 fast ansatte medarbeidere, hvorav halvparten er i administrasjon. Resten driver med vedlikehold av båter. Norway Yacht Charter omsatte i fjor for ca. 37 millioner kroner. I høysesongen øker bemanningen med 50–70 medarbeidere, som innbefatter billettører, guider, skippere, maskinister, matroser og lettmatroser. – I 2002 flyttet vi inn i våre nåværende lokaler på Rådhusbrygge 3, som eies av Oslo Havn. Beliggenheten er viktig fordi båtene klapper til kaia utenfor administrasjonsbygget, sier Kristiansen.

Lang erfaring fra databransjen
Kristiansen begynte i IT-bransjen i 1997 i PC Systemer (Rubicon Norge). Selskapet ble senere kjøpt opp av Visma og omdøpt til Rubicon Norge AS. – I 1998 deltok jeg i implementeringen av Visma Rubicon hos Norway Yacht Charter. I 2002 ble jeg oppringt av styreformannen i Norway Yacht Charter, som spurte om jeg ville overta stillingen som daglig leder. Jeg sa ja og tiltrådte i 2003. Arbeidet er ikke så forskjellig fra oppgavene jeg hadde i Visma. Salg av software og båtturer har mange likhetstrekk. Det primære er å selge et produkt som kundene etterspør.

Automatisk transaksjonssystem
– Til neste år er planen å automatisere og lese inn alle båttransaksjoner og kassaoppgjør direkte i Visma.net. Når vi klapper til kai vil kassasystemet generere en xcel-fil med dato, kontonummer og beløp direkte inn som hovedboktransaksjon. Hver båttur får et eget oppgjør som blir inntektsført. Det samme vil vi gjøre med vår kioskvirksomhet på kaia, sier Kristiansen. Han legger til at Norway Yacht Charter har mange daglige oppgjør hvor Visma.net vil spare selskapet for mye tid og ressurser.

Godt samarbeid
Samarbeidet med Amesto har fungert utmerket. – De har vært med fra prosjektering, implementering, service og vedlikehold. Årsaken til at vi har kommet så langt og er så komfortable med systemet, skyldes i stor grad bistanden vi har fått fra leverandøren. I og med at vi ikke har en egen IT-avdelingen, har vi overlatt ansvaret til dem. Dette er et oppdrag de har utført til vår tilfredshet, avslutter Kristiansen.