Tips redaksjonen
05.05.2015

Effektiviserer administrative rutiner og øker fyllingsgraden hos Per E. Kristiansen

– Logistikksystemet UniTrans fra Hogia Unitech Systems AS har til nå effektivisert våre administrative rutiner. På sikt forventer vi at løsningen vil forenkle hverdagen for befraktere, transportører og samarbeidspartnere, sier daglig leder Sindre F. Kristiansen hos Per E. Kristiansen AS (PEKAS) på Rudshøgda.

Logistikksystemet, som gikk på lufta i slutten av 2013, begynner nå å bære frukter. – Konkurransen i transportmarkedet er tøff og marginene små. Skal vi vinne markedsandeler, må vi være i forkant med bruk av moderne transportadministrative systemer, sier Kristiansen. – Med UniTech ivaretar vi interessene til våre kunder på en god måte. De kan hente ut statistikker, fakturaunderlag, pda-underskrifter og spore opp gods på en rask og presis måte.

Godt renommé
PEKAS ble grunnlagt i 1959 og har frem til i dag et godt renommé i transportmarkedet. Bedriften holder til i et flunkende nytt administrasjonsbygg med fryse- og kjølelager på Rudshøgda. PEKAS har 40 ansatte og 14 biler, mens datterselskapet Gudbrandsdals Frakt (GDF) har 8 biler og 15 ansatte. Selskapene har faste distribusjonsruter i Hedmark, Oppland, Akershus, Vestfold og Oslo. I 2013 omsatte PEKAS for 55 millioner kroner og GDF for 15 millioner. Under Kristiansens ledelse er selskapet omstrukturert og effektivisert.

Forprosjekteringsfase
I 2012 var PEKAS på leit etter et nytt logistikksystem. Det ble kjørt en forprosjekteringsfase der selskapet definerte systembehov. Kravet var at systemet skulle ha et åpent brukergrensesnitt. – Vi satt igjen med to tilbydere. Den ene var vårt gamle forretningssystem og Hogia Unitech Systems. I 2013 valgte vi det modulbaserte logistikksystemet UniTrans fra Hogia Unitech Systems samt Transportnett på PDA og EDI.  De har en åpen plattform som kommuniserer med et hvilket som helst forretningssystem, sier Kristiansen.

Altomfattende system
Logistikksystemet UniTrans som PEKAS benytter, inneholder alt fra booking av ordrer med ordretorg, ordre- og fraktbrevregistering, etterregistrering av ordrer og ordremaler. Det omfatter også POD, e-post, SMS, bil- og turtildeling og avregning for bileiere. Systemet har også statistikker og egen rapportmodul i tillegg til ledelsesinformasjon, prismatriser og sonetabeller, bil- og turregnskap og integrasjon til regnskap med økonomisystemet Uni Micro. – Logistikksystemet forenkler ordreregistrering og transportplanlegging mot individuelle ordretorg, sier Kristiansen.  Han legger til at dokumenter kan lagres og knyttes mot kunde, ordre eller bileier. Disse kan hentes frem ved å søke på kundens spesifikke dokumenter. Dokumentmodulen kan også knyttes til skanning av fraktbrev, korrespondanse og andre dokumenter.

Fraktbrevskanning
Skanning av fraktbrev skjer fortløpende inn i systemet og knyttes automatisk til ordrer i UniTrans. En egen arkiveringsløsning gjør det enkelt å finne tilbake til innskannede fraktbrev. – Det gjør lagring av fraktdokumenter enklere. Med bil- og sjåførdisponering får befrakterne til enhver tid oversikt over tilgjengelige ressurser, sier Kristiansen.

Øker servicen
KundeWeb vil øke servicen overfor selskapets kunder. – Når de logger seg inn med eget brukernavn og passord, kan de hente ut oppslag på skannede dokumenter og hente ut statistikker. På den måten kan vi følge ordreprosessen og leveringskvaliteten på en optimal måte, sier Kristiansen. Han legger til at selskapets samarbeidspartnere ennå ikke har tatt i bruk KundeWeb, men at dette vil skje i løpet av kort tid. – Vi har brukt mye tid på å tilpasse web’en internt. Når systemet er fullt utbygd vil over 90 prosent av ordreflyten skje elektronisk.

Synergieffekter
Kristiansen kan fortelle at tre superbrukere hos PEKAS og GDF nå tester ut en pda-løsning fra Transportnett. – I løpet av 2015 vil alle sjåfører få tildelt egen håndholdt terminal. Vi tar da skrittet fra manuell til elektronisk ordrehåndtering. Når sjåførene kommer frem til kunde, signerer vedkommende for mottatt vare i pda-displayet. Deretter overføres informasjonen elektronisk til kontoret som kan fakturere kunden omgående. Dette vil spare oss for mye papirhåndtering. Oppdager sjåføren et ordreavvik, kan han aksjonere der og da ved bl.a. å etablere et eget avvik på oppdraget

Delte meninger
På spørsmålet om hvordan befraktere og sjåfører har stilt seg til overgangen fra manuell punsjing av ordre til helautomatiserte funksjoner i UniTrans og Transportnett, svarer Kristiansen: – De har vært delte. De fleste medarbeidere så fordelene med én gang. Tiltakene vi har iverksatt, var nødvendig for å øke konkurransekraften i markedet. Logistikksystemet har hevet kvaliteten på våre transportoppdrag og strømlinjeformet kommunikasjonsrutinene mellom befraktere, sjåfører og samarbeidspartnere. Vår oppgave er å sikre den beste fremføringen av varer til våre kunder. Hogia Unitech Systems har spilt en avgjørende rolle for å nå denne målsetningen. Samarbeidet med systemleverandøren har til nå fungert meget bra. Har vi stått overfor utfordringer, har de enten løst det på Internett eller ved personlig fremmøte, avslutter han.

[Tilbake]

 Makeweb CMS 4.1