Tips redaksjonen
04.07.2013

Millionbesparelser hos Volvo Maskin Service

Volvo Maskin Service regner med å spare flere millioner kroner i administrative kostnader på innføringen av SpeedyCraft fra Devinco AS. Innen 2015 forventer selskapet å passere én milliard i omsetning. – Dyktige medarbeidere og smarte dataløsninger er avgjørende for å nå denne målsetningen, forteller servicesjef Sven Ole Frønes.
Flere av selskapets norske avdelinger har allerede oppnådd stordriftsfordeler med SpeedyCraft. Dette er et komplett system for mobil håndtering av arbeids- og serviceordre. – Nå drives virksomheten mer rasjonelt uten å ansette flere medarbeidere i administrasjonen, sier Frønes. Han kan fortelle at Volvo Maskin Service oppnådde en omsetningsøkning på over 20 prosent de tre første månedene av 2013.

Størst i Norge
Volvo Maskin Service er den største aktøren i Norge med 19 serviceverksteder, 155 servicebiler og 225 mekanikere. 400 medarbeidere er sysselsatt i selskapet og det har spesialisert seg på ettermarked av anleggsmaskiner. Omsetningen er i dag på over 750 millioner kroner. – På anleggsmaskiner har Volvo en markedsandel på 40 prosent og har avdelinger fra Kirkenes i nord til Lindesnes i sør. Våre kunder er entreprenører, kommuner, avfallsmottak, borettslag, industri og anleggsbransje. – Vi har et serviceapparat som dekker kundenes krav og behov. Dette gjør oss i stand til å møte konkurranseutfordringer, mener Frønes.

Stor grad av fleksibilitet
Speedycraft ble installert forsommeren 2012. Systemet er elektronisk knyttet opp mot økonomisystemet Microsoft Dynamics NAV. – Vi var avhengig av et system som bl.a. ivaretok ordre- og timeflyten. Våre manuelle systemer krevde store administrative ressurser, sier Frønes. Han forteller at ledelsen deltok aktivt i utvelgelsen av mobilt arbeidsverktøy. – Det har bidratt til stor gjennomføringskraft i prosjektet.

Standardløsning
– SpeedyCraft er en standardløsning tilpasset Volvo Maskin Service gjennom integrasjon mot økonomisystemet uten bruk av mellomløsning, sier daglig leder Ruben Edna i Devinco. 

Registreringen av arbeidsordre og faktureringen skjer elektronisk og reduserer svinn i form av glemte timer og varer. Resultatet er bedre dokumentasjon og kvalitetssikring av feltarbeidet. Sist men ikke minst får feltarbeideren tilgang på oppdatert informasjon på sin håndholdte terminal.

Enklere og bedre kontroll
– Skulle Volvo Maskin Service vokst med ”gammel” løsning, måtte de ha økt administrasjonsbemanningen. Det skal ikke mange ekstra medarbeidere til før lønnskostnadene raskt passerer flere millioner kroner i året. Speedycraft og ViaTracks kjørebok gir inneapparatet enklere og bedre kontroll over arbeidsflyten, sier Edna.  Han mener Volvo Maskin Service er blant de første i sin bransje som har implementert mobile arbeidsverktøy. – Dette blir lagt merke til blant konkurrenter i bransjen, påpeker han.

Hurtigere ordreflyt
– SpeedyCraft har endret arbeidsrutinene og medført hurtigere ordreflyt. Det har lettet hverdagen for våre servicemekanikere og forbedret dokumentasjonen på utført arbeidsoppdrag. De fyller ut servicerapporter og skjemaer som er tilgjengelig i den håndholdte terminalen. Disse overføres elektronisk til økonomiavdelingen. Det gir oss god historikk på utført oppdrag. Med elektronisk ordrebehandling skjer kundefaktureringen omgående, noe som påvirker likviditeten, sier Frønes.

Riktig kostnadsfordeling
Volvo Maskin Service bruker Speedycraft til materiell- og timeforbruk, bildedokumentasjon, sjekklister og servicerapporter. – Vi knytter kjøreruten inn i arbeidsordrene for bl.a. å få ned bompenge- og kilometerkostnader. Det gir oss riktig kostnadsfordeling mellom hver enkelt kunde, sier Frønes. Han kan fortelle at selskapet har hatt stor nytte av den automatiske kjøreboken ViaTracks. – Den tilfredsstiller myndighetenes dokumentasjonskrav til kjøring med våre firmabiler. Kjøreboken måler og gjengir turen nøyaktig slik den kjøres og stemmer overens med kilometerstanden på bilen. Som følge av ViaTrack har vi opplevd en markant nedgang i privatbilbruken, forteller Frønes.

Helelektronisk
– I ressursplanleggeren har service- og verkstedavdelingen full oversikt over ledig kapasitet og hvem som er ute på oppdrag. Systemet er helelektronisk og gir oss god ordreflyt. Med bare ett tastetrykk kan vi omdisponere arbeidsoppdrag. I ressursplanleggeren er det en kalender med identisk speiling mot hver mekaniker. De kan booke og legge inn nye oppdrag. Hele tiden er det en toveis kommunikasjon slik at serviceleder har oversikt over mekanikernes hverdag, forteller Frønes. Han legger til at timelister og lønnsunderlag, genereres automatisk i systemet. – Mekanikeren har historikk over utført oppdrag og timeforbruk tilgjengelig på sin håndholdte terminal.

Full oversikt
– Ressursplanleggeren i SpeedyCraft gir oss full oversikt over tilgjengelige ressurser, sier serviceleder Per Øyvind Skjervold i Volvo Maskin Service, avdeling Trondheim. – Med ViaTracks vet vi hvor servicebilene til enhver tid befinner seg og kan omdirigere dem til nye oppdrag etter behov. 80 prosent av våre kunder er lokalisert en halv times kjøring fra avdelingskontoret. Når våre servicemekanikere er ute på oppdrag, kan de ta bilder av skader, forsikringssaker, taksere maskiner og lokalisere komponenter til dokumentasjon i ettertid. SpeedyCraft har frigjort mye tid til manuell inntasting av arbeidsordre og fakturaer, avslutter han. 

[Tilbake]

 Makeweb 4.1