Tips redaksjonen
12.10.2012

Effektiviserer kundehåndteringen

NTE Elektro AS er Midt-Norges største elektroentreprenører med over 60 prosent markedsandel. Selskapet benytter Speedycraft fra Devinco med håndholdte terminaler (PDA’er). – Vi bruker også elektronisk kjørebok ViaTracks som tilfredsstiller myndighetenes strenge krav til kjøredokumentasjon, sier kontorleder Elisabeth K. Tronstad i selskapet. – Løsningene har økt effektiviteten til montørene og styrket konkurransekraften.
Årlig håndterer kundesenteret til NTE Elektro 23 000 inn- og utgående telefonsamtaler. – Speedycraft har forbedret kundehåndteringen og bidratt til vår sterke vekst, mener Tronstad.

Datterselskap
NTE Elektro AS er et datterselskap av NTE-konsernet. Selskapet sysselsetter 200 medarbeidere, hvorav 160 er montører. Hovedvirksomheten er installatøroppdrag i Nord-Trøndelag og Trondheim. Hovedadministrasjonen er i Steinkjer. Alle montører og service- og prosjektmedarbeidere benytter i dag Speedycraft. – Vi betjener alt innenfor svak- og sterkstrøm for privat- og bedriftsmarkedet. Sykehusene i Nord-Trøndelag står bl.a. på vår kundeliste, sier Tronstad.

Tøff konkurranse
I 2011 omsatte NTE Elektro for 230 millioner kroner. Årets omsetning er budsjettert til 240 millioner. – Konkurransen i markedet er tøff. Konjunkturnedgangen i bygg- og anleggsbransjen i 2011 påvirket alle, inkludert installatørbransjen. Nedgangen var størst på bedriftsmarkedet, men også husstander var forsiktige med nyinvesteringer og rehabilitering, sier Tronstad – Markedet er i ferd med å ta seg opp, understreker hun.

Kundehåndteringsstrategi
I over 4 år har NTE Elektro benyttet Speedycraft med gode resultater. I 2007 utarbeidet selskapet en ny strategi for kundehåndtering. Målet var å profesjonalisere kundekontakten i flere kanaler. – I 2008 etablerte vi et kundesenter for elektro, som har gitt god oversikt over tilgjengelige montører. Vi kan booke oppdrag via mail eller telefon, opprette ordre og gi kunden eksakt tidspunkt for når oppdraget skal utføres. I service- og prosjektmarkedet er Speedycraft i kombinasjon med Schedule viktige verktøy for våre montører. De oppretter ordrer, markerer på ledig tid i sin kalender, fører timer og materiell og ferdigstiller arbeidet for fakturering, sier Tronstad. 

Hun kan fortelle at produksjons- og prosjektledere benytter Schedule i forbindelse med ressurs- og ordreplanlegging. – Speedycraft har forbedret deres arbeidshverdag. I kundesenteret har vi profesjonalisert kundedialogen og betjener alle telefoner uansett pågang, understreker hun.

Tilpasningsdyktig
– Devinco har tilpasset Speedycraft til vårt forretningssystem på en forbilledlig måte. Kjøring, timeforbruk og materielluttak som registreres i PDA’en, styres direkte mot ERP-systemet. Devinco er en relativt liten aktør, men har høy kompetanse på håndholdte løsninger. – Oppstår uforutsette hendelser, løser supportavdelingen i Devinco det omgående, sier Tronstad. Hun legger til at Devinco sammen med NTE kontinuerlig videreutviker Speedycraft. – Våre medarbeidere benytter Android håndholdte terminaler - Samsung Galaxy SII og Samsung XCover. 

Elektronisk kjørebok
– Tidligere leverte montørene manuelle kjørebøker. Nå føres timene inn på PDA’en og overføres elektronisk til vårt forretningssystem. Hovedargumentet for valg av Devincos elektroniske kjørebok ViaTracks, var å tilfredsstille skattemyndighetenes krav til dokumentasjon. All kjøring spesifiseres i boken, samtidig som montøren beskriver formålet med turen. Når kundeoppdraget er sluttført, fremkommer kjøringen som en del av ordren. Deretter faktureres oppdraget i henhold til våre rutiner. Kjøring til f.eks. lager eller kontor blir også dokumentert, sier Tronstad. – ViaTrack er markedets mest presise elektroniske kjørebok, påpeker hun.

Riktig måling av turer
– ViaTracks er enkel å installere og måler turen nøyaktig slik den kjøres. Det gir brukeren en korrekt kjørebok overensstemmende med kilometerstanden på bilen. Sammen med våre kunder har vi testet løsningen grundig, sier daglig leder Ruben Edna i Devinco AS. – ViaTracks gir også rask oversikt over tidligere kjørte turer. Det omfatter alt fra kjørte kilometer til oppholdstid på prosjekter/arbeidssteder. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan enkelt hente ut informasjonen i forbindelse med utarbeidelse av fakturaunderlag. 

God oversikt
Saksbehandler Andreas Haugan i NTE Elektro mottar daglig mange henvendelser fra kunder i Nord-Trøndelag og Trondheim på telefon eller Internett. Han tildeler arbeidsoppdrag til montører i kalenderfunksjonen Schedule. – Med Speedycraft registrerer vi ledig kapasitet og booker oppdrag til montører som overføres elektronisk til montørens PDA. Verktøyet har forbedret arbeidsprosessene i serviceavdelingen og styrket kommunikasjonen med montørene. 

Forenkler arbeidsprosessene
– Med Speedycraft kan jeg bestille varer og føre timer direkte inn på min håndholdte terminal. Med kjøreboken ViaTracks slipper jeg å fylle ut manuelle skjemaer som både er tid- og ressurskrevende.  Nå kan jeg konsentrere meg 100 prosent om mine arbeidsoppdrag, sier montør Anders Nyborg. Han forteller at oppdrag og kontaktdata tildeles av serviceavdelingen.    – Jeg ringer kunden og avtaler når arbeidet skal utføres. Når det er sluttført, fyller jeg ut samsvarserklæring, sluttkontroll, risikovurdering, time- og materiellforbruk på PDA’en, sier Nyborg.

Kontroll over ressurstilgangen
– Speedycraft gir oss full oversikt over montørenes ressurstilgang. Kundesenteret legger arbeidsoppdrag i Schedule slik at vi vet hvem som skal utføre oppdrag til fastsatt dato og tid. Arbeidsordre opprettes i Agresso. Når kunden bekrefter oppdraget med dato og klokkeslett, dras ordren fra Agresso inn i montørens timeplan, sier avdelingsleder Service Roar Aalberg. Han forteller at NTE Elektro i løpet av kort tid vil automatisere faktureringen. – Når oppdraget er utført, signerer kunden ordren i montørens håndholdte terminal, hvorpå fakturaen sendes omgående. 

[Tilbake]

 Makeweb CMS 4.1