Fanger data ute i verdikjeden
Bergeland forteller at hele Apply TB nå har ett felles forretningssystem med integrasjon mot andre virksomhetskritiske systemer selskapet benytter.
– Dette gir oss mulighet til å sentralisere regnskap, lønn og vedlikehold av vare- og prisregister på tvers av divisjonene.
Kostnadsbesparelser
– I og med at systemet ble installert i desember i fjor, har vi så langt ikke tilstrekkelig data til å beregne kostnadsbesparelser, sier Bergeland.
Han forteller at implementeringen startet 1. desember 2010.
– I dag er de viktigste prosessene i AX på plass.
Det er en gjennomgripende prosess å installere nytt forretningssystem i en organisasjon som oss.
Vi er avhengig av full kontroll på timebruk og materiell i overgangsfasen.
Optimisme i markedet
Apply TB er et forretningsområde i Apply AS. Det har sitt markedssegment innenfor service og prosjekter i bygg- og anleggssektoren.
– Vi prosjekterer og installerer tekniske løsninger innenfor elektro, rør, ventilasjon og telekom.
Vi er en teknisk totalentreprenør med både ingeniører og håndverkere, sier Bergeland, som nå registrerer en optimisme i markedet etter nedgangsperioden i byggemarkedet som følge av finanskrisen.
Tilbakeblikk
– Apply TB besto tidligere av fire selskaper etter flere oppkjøp. Tre av dem benyttet AX.
Første Axapta-installasjon ble foretatt i 2007 i Stavanger og Haugesund, den gang Teknisk Bureau Stavanger AS og Teknisk Bureau Haugesund AS.
På Stord, tidligere Asator AS, ble AX-versjon 4.0 installert, mens i Bergen, tidligere NSI Svein Hatvik AS, har vi benyttet et annet system.
Bakgrunnen for oppgraderingen til Microsoft Dynamics AX 2009 var behovet for et felles forretningssystem i hele Apply TB, sier Bergeland.
Kravspesifikasjon
– Kravspesifikasjonene ble utformet i henhold til prosessbeskrivelser i selskapet. Vi så etter flere forbedringsområder i overgangen til nytt system.
Vi tok utgangspunkt i prosessene som vi ønsket å forenkle/forbedre og utarbeidet kravspesifikasjoner i henhold til dem, sier Bergeland.
Han forteller at de vurderte flere leverandører.
Fanger data ute i verdikjeden
På spørsmål om hvorfor NaviCom ble valgt, svarer Bergeland:
– NaviCom hadde allerede før installasjonen god kunnskap om våre to divisjoner i Haugesund og Stavanger.
Bransjeløsningen deres inneholder et godt prosjektstyringsverktøy, og da kombinert med AX-moduler på økonomi, CRM, innkjøp, avvikshåndtering osv.
Vi er opptatt av å fange dataene lengst ute i verdikjeden. Våre håndverkere benytter i dag over 300 PDA-er.
Timefangst og arbeidsordre blir synkronisert opp mot Microsoft Dynamics AX 2009. Det gjør håndverkerne mindre avhengig av daglig å møte på kontoret.
Vi har fått mer nøyaktig timeregistrering, enklere tildeling av arbeidsoppgaver og bedre faktureringsrutiner, sier Bergeland.
Når vi bestiller materiell, registrerer forbrukte timer og ferdigstiller arbeidet, synkroniseres all informasjonen automatisk i AX.
Forretningssystemet fra NaviCom brukes likt på alle Apply TBs lokasjoner.
Sentraliserte oppgaver
– Vi har sentralisert de fleste administrative oppgavene i våre divisjoner.
Til en viss grad har systemet rasjonalisert en del av støtteprosessene på regnskapssiden, sier Bergeland.
– Det er vanskelig å sette en verdi på dette foreløpig. Når det er sagt, ser vi at vi har fått bedre oversikt over støtteprosessene regnskap og innkjøp.
Profesjonelle aktører
Apply TB har lokasjoner i Bergen, Stord, Haugesund og Stavanger. Med sine 580 ansatte omsatte de i fjor for ca. 560 millioner kroner og forventer en vekst i 2011.
– Vi jobber i det profesjonelle markedet – offentlig sektor og privat næringsliv.
Våre kunder er alt fra totalentreprenører til eiendomsbesittere og leveransene er mellomstore og store prosjekter, rammeavtaler på service og drift og vedlikeholdsavtaler på bygg.
Vi arbeider tverrfaglig i alle våre markedssegmenter, sier Bergeland
Integrasjon av andre systemer
– Vi har integrasjon mellom Microsoft Dynamics AX 2009 og lønnssystemet.
De ansatte skriver timer hver dag, som overføres til forretningssystemet og deretter synkroniseres mot lønnssystemet.
I tillegg er skanning av inngående fakturaer integrert.
Vi har også en stor andel av materialkjøp fra grossister der faktura blir lastet fra fil og direkte inn i AX, selvfølgelig i det prosjektet varekjøpet tilhører, sier Bergeland.
Samarbeid
– Utfordringene i slike implementeringsprosjekter er å få dedikerte ressurser og riktig kompetanse hos leverandøren.
Vi har flere års kundeforhold til NaviCom og er fornøyd med dem som leverandør.
Å implementere et forretningssystem er komplisert, og det er mange utfordringer på begge sider av bordet.
NaviCom har god innsikt i våre prosesser og vår virksomhet. Det er en fordel for oss som kunde, påpeker Bergeland.
Flerfaglig og stort prosjekt
– Å få alle selskapene i Apply TB oppgradert til Microsoft Dynamics AX 2009 har vært et stort og omfattende prosjekt, sier daglig leder i NaviCom, Leon Tveit.
– Apply TB har mange ulike virksomhetsområder og en omfattende utfordring med logistikk.
Likevel er det minimalt med spesialtilpasninger i løsningen, og den er basert på vår standard bransjeløsning, understreker han.
Posisjonering
NaviCom driver aktiv markedsføring av sine bransjeløsninger for mellomstore og store bedrifter innenfor vvs, elektro, bygg- og anlegg, entreprenører og oljeservice.
– Blant mellomstore og store elektro- og vvs-entreprenører har vi solid markedsandel fordi vår løsning tilfredsstiller deres behov, avslutter Tveit.
