Reiseregning på SMS sparer både tid og penger
Stadig flere offentlig ansatte og ledere i private bedrifter klager over all tiden de bruker på reiseregninger i forbindelse med jobben.
Ikke minst gjelder dette for stortingsrepresentanter der blant annet Høyres Øyvind Halleraker i spissen har uttrykt stor frustrasjon over all tidsbruken reiseregninger utgjør.
Men nå kan du som bedriftsleder legge om hele rutinen for egne og ansattes reiseregninger.
For selskapet TravelText har nå lansert en løsning der reiseregninger føres per SMS. TravelText mener å være alene om løsningen i verden.
Øker lønnsomheten
– Med vår løsning bygger du opp reiseregningen underveis med det verktøyet alle har for hånden: mobiltelefon med MMS/SMS-funksjon.
Her finner du en kode for utleggstype og -beløp, og reiseregningen er ført.
Etterpå ser du over regningen i et webgrensesnitt og skriver ut eller sender den elektronisk videre til arbeidsgiverens økonomisystem der den følger vanlige rutiner for behandling.
Det er virkelig penger å tjene med den nye tjenesten, sier daglig leder Jarl-Gunnar Lier i TravelText Norge AS.
Han tror at den nye tjenesten vil revolusjonere regnskapsføringen for reiseregninger.
Forenkler regnskapsføringen
– Reiseregningene har jo alltid blitt ført på papir, og da må du i tillegg ha alle kvitteringer tilgjengelig.
Du må ha satsene tilgjengelig, og ikke minst må du forstå satsene som så skrives inn. Deretter må du regne over og få attestert regningen.
Alt dette tar tid, og de som kan, overlater gjerne jobben til andre.
Alternativtet er at reiseregningen føres i et IT-system eller på web, men du må fortsatt ha kvitteringer tilgjengelig.
En annen mulighet er å bruke et kredittkort med automatisk reiseregningsføring, men mange bedrifter har liten lyst til å gi de ansatte en slik fullmakt til å handle på kreditt på bedriftens vegne.
Med vår løsning starter du opp med å sende SMS når du begynner reisen, og så kan du fortsette å sende SMS med antall kjørte kilometer, drosjeutlegg og andre utlegg etter hvert som dagene går.
Og fordi dette er svært enkelt, gidder du faktisk å gjøre det, hevder Lier, som også har løst problemet med bilagene og kvitteringene.
Smart MMS-løsning
– Med TravelText-løsningen kan du også fotografere og sende bilde av kvitteringer per MMS.
De blir da lagt rett inn i reiseregningen som bilde. Løsningen inkluderer også et webgrensesnitt i tillegg.
Derfor kan brukeren gå inn og legge til og kontrollere at riktige satser er brukt.
Løsningen produserer en fil i standardformat som kan plukkes opp av standard ERP/økonomisystemer og dermed følge bedriftens helt regulære rutiner.
Du kan selvfølgelig registrere på web som hos alle andre leverandører, og du kan få korttransaksjonene rett inn hvis du vil.
Bedriften kan da spare noe, men du som bruker får en fantastisk mye enklere hverdag ved at reiseregningen er ferdig når du kommer hjem, og det er i tillegg fullt lovlig i henhold til regnskapsloven.
Og det er like enkelt og nyttig for små enkeltpersonsforetak som for større bedrifter, avslutter Jarl-Gunnar Lier.
