Raskere levering av pakker og riktig informasjon

 Å flytte informasjon er blitt like viktig som å flytte pakkene fysisk. En forutsetning for det nye systemet har vært hånddatamaskiner som inneholder all nødvendig informasjon. 
 
Kravene til raske og feilfrie leveranser innenfor transportbransjen blir stadig større. Konkurransen er stor, og kundenes krav øker. For å følge med kreves i dag kraftige systemer, der alt foregår mer eller mindre online.

Ledetidene fra kundens bestilling til tjenesten utføres må reduseres. Dagens tekniske løsninger gir store muligheter, noe Jetpaks nye løsning viser.
  
– Målet har vært å kunne møte kundenes ønsker om sikre, raske leveranser, der de selv også hele tiden kan få aktuell informasjon om sine leveranser, sier Magnus Ählström, områdesjef hos Jetpak.

I vår bransje er det blitt like viktig å flytte informasjon som fysiske pakker. Dette klarer vi med det nye systemet.

Hele Europa
Oppdraget med å utvikle det nye systemet gikk til Softronic. Tidligere har Jetpak i første omgang benyttet telefon til å opprette ordrer, gi informasjon og rapportere internt. Videre hadde man totalt cirka 40 ulike delsystemer til å ta seg av administrasjonen.

Man ønsket derfor å ha ett eneste og heldekkende logistikksystem tilpasset bransjen til erstatning for de forskjellige delsystemene og den manuelle håndteringen. Systemet skulle dekke alle i hele organisasjonen, fra administrative oppgaver til sjåfører.
  
– Vi lette etter mobile systemer med stor tilgjengelighet og som inneholdt teknikk, for eksempel posisjonering og digitale signaturer, sier Mattias Lindström, forretningsansvarlig hos Softronic.

Løsningen skulle også fungere over ulike tekniske plattformer og landegrenser, for i siste instans å kunne fungere i Jetpaks budbiler over hele Europa. 
 
Samvirke avgjørende
Utfordringen var å finne et system der alle delene fungerte sammen. For Jetpak, som er en franchiseoppbygd organisasjon, var kravet til samvirke og enkelhet ekstra stort. Nye franchisetakere skal raskt kunne komme inn i systemet og dermed starte opp virksomheten i nye filialer, noe som ikke må ta mer enn maksimalt et par uker.
  
– Hånddatamaskinene måtte også være robuste og kunne tåle den store slitasjen som de utsettes for i denne typen virksomhet, sier Mattias Lindström hos Softronic.

Vi valgte Intermec til leverandør av håndenhetene, ikke bare fordi de oppfylte de tekniske kravene, men også på grunn av deres tekniske og forretningsmessige støtte gjennom hele prosjektet.  Hånddatamaskinen som ble valgt, var Intermec 761.
 
Rekordraskt utvikling
Et presset tidsskjema gjorde at Softronic fikk kort tid på seg til å utvikle det nye systemet. Etter et rekordraskt utviklingsarbeid ble pilotprosjektet innledet hos Jetpak. Relativt raskt viste det nye systemet sin styrke ved at det ga bedre oversikt over kjøretøyflåten, ikke minst visuelt.
  
Tidligere jobbet man med enkle kart for å holde orden på oppdragene inne på bestillingssentralen, som er navet i den operative virksomheten. Jetpak har 700 biler fordelt på omkring 60 filialer i Norden. Derfor var det et tøft arbeid å få til dette.
   
Med Intermecs hånddatamaskiner har man nå fått et verktøy som gir nøyaktig og aktuell informasjon om alle kjøretøyenes posisjoner med opplysninger om kjøretøyets størrelse og kapasitet.

Oversikten er blitt vesentlig forbedret, og man kan fordele oppdragene slik at drivstofforbruket minimeres. Dette gir ikke bare lavere kostnader, men er også bedre for miljøet.
  
– Kortere kjørestrekninger betyr også kortere leveringstider og dermed mer fornøyde kunder, sier Magnus Ählström. 
 
Sjåføropplæring
Intermecs håndenheter har ført til flere nye muligheter og også bidratt til bedre arbeidsmiljø for sjåførene.

Digital signering, bedre arbeidsrutiner og større fleksibilitet for sjåførene er en del av de forbedringer som er oppnådd med de nye hånddatamaskinene.

Datamaskinene har Windows Mobile operativsystem, noe som gjør at det er lett å kjenne seg igjen i menyene.
  
For sjåførene er papirarbeidet redusert, og arbeidsprosessene er blitt enklere enn før. Overgangen til den nye måten å arbeide på er tatt vel i mot, til tross for at alle kanskje ikke var helt inneforstått med alle forandringene fra starten av.
  
– Vi visste at det fantes et opplæringsbehov og satset på et gjennomarbeidet kurs og en introduksjon av det nye systemet med mulighet til å fordype seg i allmenne datakunnskaper, sier Magnus Ählström.

Å heve teknikk- og kunnskapsnivået som vi har gjort, er et tiltak som har økt den individuelle kompetansen og gjort alle dyktigere i sitt arbeid, noe som er positivt i kontakten med kundene.
 
Raskere oppstart
Etter en testperiode ble systemet innført i august 2006, og frem til nå kjøres systemet i Sverige. Men det er komponert for å kunne vokse ubegrenset med tusenvis av budbiler og millioner av oppdrag. Om kort tid vil systemet også bli satt i gang i Norden for øvrig.
  
Jetpak har dermed erstattet cirka 40 systemer med ett eneste, noe som reduserer vedlikeholdskostnadene vesentlig. Selskapet slipper også internfaktureringen mellom de ulike systemene. Administrasjonen i filialene er blitt mindre, og alt er blitt bedre samstemt i hele organisasjonen.
  
– Vi har også vært nødt til å gjennomgå arbeidsmetoder og rutiner i våre filialer. Dette har også ført til forbedringer, sier Magnus Ählström. Vi er blitt mer effektive. I dag kan vi raskere starte opp nye filialer. 
 
E-post også
Systemet fra Softronic gir Jetpaks kunder kontinuerlig oppdatert informasjon om deres forsendelser døgnet rundt.

Kundene kan også få en e-post med det samme pakken er mottatt i resepsjonen. Med det nye systemet har Jetpak fått en plattform som gjør at de på alvor kan ta opp kampen med de internasjonale logistikkjempene.